Keeping your data safe | Working out a smart strategy
2.) Working out a smart strategy
—> (Bitte nach unten scrollen, um die deutsche Fassung zu lesen!)
We have to keep our data safe!
That’s for sure. In order to find out how to do that the smart way, we have to define our actual status quo.
Taking a few smartphone photos from time to time or working as a full-time wedding Photographer are two totally different scenarios that require different hard- and software solutions. Let’s go through all of this in detail for the following exemplary cases:
a.) Private (smartphone) Photos
b.) Amateur / Hobby Photographer
c.) (Full-time) Pro-Photographer
To be clear – For all our example case files the best possible data-safety is a must – no excuses allowed in this department. The annual data volume and the budget for archiving / backup are obviously not the same.
Let’s start with scenario a. the ‘from-time-to-time-shooter’. My first tip would be to use a decent, not to use the word large, amount of memory cards for any camera in use, as they have proven to be a very reliable backup-medium themselves. And not putting ‘all eggs in one basket’ minimizes the chances of data loss significantly. When it comes to our beloved smartphone and the astonishing image quality they provide, using some kind of permanent cloud-storage solution is set up with a few clicks and gives us the certainty that we will not loose any valuable memories no matter what happens to the phone.
Back to shooting with a camera. Whenever I go out shooting for a day or longer, I always take the amount of memory cards with me to never have to delete images or having to format a card while being on assignment. Keeping all your image data on various cards, stored in a safe place is a very good backup. Some cameras offer even the option to use a second card slot and create a backup on the fly. (One could use multiple 16GB or 32GB cards in slot one and one 128GB card in slot two as the ‘backup drive’). Back home, copying all cards to your local computer plus at least one more external hard-drive is fine. I would call this the minimum backup scenario. Hard-drives are technical devices like all other gear we have and use and it should be obvious, that the vacuum cleaner and our external hard drive have one thing in common – One day they simply stop working and have to be replaced. Only difference is that irreplaceable family pictures that were only existent on this one hard-drive are a disaster that is totally avoidable.
Therefore, the so-called ‘3-2-1-backup strategy’ is what all of us should go for: At least three copies on at least two different disks, and at least one different (not home) geographical location makes a good backup.
Especially the ‘different location’ is often forgotten. Having the main computer plus all connected USB-drives dasy-chained in one multiple socket can already be a bad idea when there’s a thunderstorm and a power cut kills all drives. You see where I am going with this. To protect your data from fire, water and theft one copy at home and one at work e.g. is a smart way to go.
If you would ask me for some advice in terms of hardware components, let me give you a personal recommendation: I am using SanDisk Extreme PRO SD UHS-II memory cards in various sizes from 32GB to 128GB. For on location backup and whenever I need data on the fly, SanDisk PROFESSIONAL G-DDRIVE SSDs in 1TB come in handy. Those super small drives come in capacities from 500GB up to 4TB. And back at home SanDisk PROFESSIONAL G-DRIVE Armor ATD Drives in various sizes from 1TB up to 5TB are responsible for the second backup besides the initial one being on an Apple MacPro (with multiple internal hard drives and an attached NAS-storage). We are going to have an in-depth look at this setup in a later episode. Again for reasons of redundancy I would rather take two smaller drives than one bigger.
I am keeping an updated list of useful links here: https://www.fauland-photography.com/links
As an Amateur/Hobby Photographer – case b in our above mentioned list - the amount of image data taken is most likely much higher. If we are taking video into account even more so. The one important hardware upgrade to the before described backup drives is a reliable NAS (Network Attached Storage) device which comes in a rather small little casing and in various sizes from something like 1 TB up to 24 TB and more. The big advantage and difference to the ‘I am adding more external drives when needed’ approach is the much better data redundancy as inside the unit several hard drives operate together as one big drive and less mess on the desk with single files flying around.
Going to case c – the Professional Photographer – besides upscaling of all the before mentioned components, one additional, geographically placed (far) away from the base backup set is important. Both some Cloud backup space and/or another NAS unit would be viable options. I am using a 5 TB professional dropbox account and a 24 TB Synology NAS . They are scalable from 4 up to 12 drives per unit multiplied with up to 14 TB of per drive. For years the WD Red Plus NAS hard drives are doing a great job in my setup.
We will be looking into the SanDisk PROFESSIONAL G-RAID SHUTTLE 4 mobile RAID-solution in one of the next blog posts.
2.) Ausarbeitung einer intelligenten Strategie
Wir müssen unsere Daten sicher aufbewahren!
Dies steht außer Frage. Um herauszufinden, wie man das auf intelligente Weise bewerkstelligen kann, müssen wir unseren tatsächlichen Status quo definieren.
Von Zeit zu Zeit ein paar Smartphone-Fotos zu schießen oder hauptberuflich als Hochzeitsfotograf zu arbeiten, sind zwei völlig unterschiedliche Szenarien, die unterschiedliche Hard- und Softwarelösungen erfordern. Betrachten wir das alles für die folgenden beispielhaften Fälle im Detail:
a.) Private (Smartphone-)Fotos
b.) Amateur-/Hobbyfotograf
c.) (Vollzeit) Profi-Fotograf
Um es klar zu sagen – für alle unsere Beispiele ist die bestmögliche Datensicherheit ein Muss – hier sind keinerlei Kompromisse akzeptabel. Das jährliche Datenvolumen und das Budget für Archivierung/Backup sind offensichtlich nicht identisch.
Beginnen wir mit Szenario a. dem „von-Zeit-zu-Zeit-Shooter“. Mein erster Tipp wäre, eine angemessene, um nicht das Wort große Menge an Speicherkarten für jede verwendete Kamera zu verwenden, da sie sich selbst als sehr zuverlässiges Backup-Medium erwiesen haben. Und nicht „alle Eier in einen Korb“ zu legen, minimiert die Wahrscheinlichkeit eines Datenverlusts erheblich. Wenn es um unser geliebtes Smartphone und die mittlerweile erstaunliche Bildqualität mit den einhergehenden Dateimengen geht, ist die Verwendung einer Art dauerhafter Cloud-Speicherlösung mit wenigen Klicks eingerichtet und gibt uns die Gewissheit, dass wir keine wertvollen Erinnerungen verlieren, egal was mit unserem Telefon passiert.
Zurück zum Fotografieren mit einer ‚richtigen Kamera‘. Wenn ich für einen Tag oder länger fotografiere, nehme ich immer genügend Speicherkarten mit, damit ich nie Bilder löschen oder eine Karte formatieren muss, während ich im Einsatz bin. Die Aufbewahrung all dieser Bilddaten auf verschiedenen Speicherkarten ist bereits eine sehr gute Sicherung. Manche Kameras bieten sogar die Möglichkeit, einen zweiten Kartenslot zu nutzen und on-the-fly ein Backup zu erstellen. (Man könnte z.B. mehrere 16-GB- oder 32-GB-Karten in Steckplatz eins und eine 128-GB-Karte in Steckplatz zwei als „Backup-Laufwerk“ verwenden). Zu Hause ist es in Ordnung, alle Karten auf den lokalen Computer und mindestens auf eine weitere externe Festplatte zu kopieren. Ich würde dies als das minimale Backup-Szenario bezeichnen. Festplatten sind technische Geräte wie alle anderen Geräte, die wir besitzen und täglich verwenden, und es sollte offensichtlich sein, dass der Staubsauger und unsere externe Festplatte eines gemeinsam haben – eines Tages funktionieren sie einfach nicht mehr und müssen ersetzt werden. Einziger Unterschied: Unersetzliche Familienbilder, die nur auf dieser einen Festplatte existierten, sind ein absolut vermeidbares Desaster.
Daher ist die sogenannte '3-2-1-Backup-Strategie' ein guter Weg für uns alle: Mindestens drei Kopien auf mindestens zwei verschiedenen Festplatten und mindestens ein anderer (nicht ein anderes Zimmer zuhause) geografischer Standort ist gut für eine verlässliche Sicherung.
Vor allem der „andere Ort“ wird oft vergessen. Den Hauptrechner plus alle angeschlossenen USB-Laufwerke in einer Mehrfachsteckdose angeschlossen zu haben, kann schon dann eine schlechte Idee sein, wenn ein Gewitter aufzieht und ein Stromausfall alle Laufwerke lahmlegt. Sie sehen, worauf ich damit hinaus will. Zum Schutz Ihrer Daten vor Feuer, Wasser und Diebstahl je eine Kopie zu Hause und eine am Arbeitsplatz z.B. ist ein kluger Weg.
Wenn Sie mich in Sachen Hardwarekomponenten um Rat fragen, gebe ich Ihnen eine persönliche Empfehlung: Ich verwende SanDisk Extreme PRO SD UHS-II Speicherkarten in verschiedenen Größen ab 32GB bis 128 GB. Für die Sicherung vor Ort und wann immer ich Daten unterwegs benötige, sind SanDisk PROFESSIONAL G-DRIVE SSDs mit 1 TB praktisch. Diese superkleinen Laufwerke sind mit Kapazitäten von 500 GB bis zu 4 TB erhältlich. Und zu Hause sind SanDisk PROFESSIONAL G-DRIVE Armor ATD Drives in verschiedenen Größen von 1 TB bis 5 TB für das zweite Backup verantwortlich, neben dem ersten, das auf einem Apple MacPro (mit mehreren internen Festplatten und einem angeschlossenen NAS-Speicher). Wir werden uns dieses Setup in einer späteren Folge genauer ansehen.
Eine aktuelle Liste nützlicher Links führe ich hier: https://www.fauland-photography.com/links
Als Amateur-/Hobbyfotograf – Fall b in unserer oben genannten Liste – ist die Menge der aufgenommenen Bilddaten wahrscheinlich viel höher. Die Videografen unter uns wissen wovon ich rede. Das einzige wichtige Hardware-Upgrade zu den zuvor beschriebenen Backup-Laufwerken ist ein zuverlässiges NAS-Gerät (Network Attached Storage), das in einem eher kleinen Gehäuse und in verschiedenen Größen von etwa 1 TB bis zu 24 TB und mehr erhältlich ist. Der große Vorteil und Unterschied zum Ansatz „Ich füge bei Bedarf weitere externe Laufwerke hinzu“ ist die viel bessere Datenredundanz, da mehrere Festplatten im Inneren des Geräts als ein großes Laufwerk zusammenarbeiten und weniger Chaos auf dem Schreibtisch mit herumfliegenden einzelnen Festplatten besteht.
Bei Fall c – dem professionellen Fotografen – ist neben der Skalierung aller zuvor genannten Komponenten ein zusätzliches, geografisch (weit) vom Basis-Backup-Set entferntes Backup wichtig. Sowohl etwas Cloud-Backup-Speicherplatz als auch/oder eine andere NAS-Einheit wären praktikable Optionen. Ich verwende ein professionelles Dropbox-Konto mit 5 TB und ein Synology NAS mit 24 TB. Diese Speicherlösungen sind skalierbar von 4 bis zu 12 Laufwerken pro Einheit multipliziert mit bis zu 14 TB pro Laufwerk. Seit Jahren leisten die WD Red Plus NAS-Festplatten in meinem Setup hervorragende Arbeit.
Wir werden uns die mobile RAID-Lösung SanDisk PROFESSIONAL G-RAID SHUTTLE 4 in einer der kommenden Folgen genauer ansehen.
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